Richtlinie zur Datenspeicherung
Wie lange wir Forschungsdaten aufbewahren und warum
Ueberblick
Unsere Richtlinie zur Datenspeicherung bringt mehrere Anforderungen in Einklang: die Wahrung von Forschungsintegritaet und Reproduzierbarkeit, den Schutz der Vertraulichkeit von Quellen, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und die Minimierung der von uns gehaltenen Daten. Verschiedene Datentypen haben auf dieser Grundlage unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
Grundprinzip
Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie dies fuer legitime Forschungszwecke erforderlich ist. Wenn Daten nicht mehr benoetigt werden, werden sie mit Verfahren sicher geloescht, die eine Wiederherstellung verhindern.
Aufbewahrungsfristen nach Datentyp
| Datentyp | Aufbewahrungsfrist | Begruendung |
|---|---|---|
| Veroeffentlichte Forschungsdaten | Unbegrenzt | Oeffentliche Dokumentation und Reproduzierbarkeit |
| Rohdaten der Forschung | 5 Jahre nach Veroeffentlichung | Verifizierung und weiterfuehrende Forschung |
| Unveroeffentlichte Erkenntnisse | 2 Jahre | Moegliche kuenftige Relevanz |
| Kommunikation mit Quellen | Nach Verarbeitung geloescht | Quellenschutz |
| Kontaktinformationen | Bis zum Ende der Beziehung + 1 Jahr | Laufender Kommunikationsbedarf |
| Website-Protokolle | 30 Tage | Sicherheitsueberwachung |
| Finanzunterlagen | 7 Jahre | Gesetzliche und steuerliche Anforderungen |
Lebenszyklus von Forschungsdaten
Erhebungsphase
Daten werden aus oeffentlichen Quellen erhoben und in verschluesselten Forschungsdatenbanken gespeichert. Alle Daten enthalten Erhebungsmetadaten wie Zeitstempel, Quelle und Methode.
Analysephase
Daten werden analysiert und Erkenntnisse dokumentiert. Fuer bestimmte Analysen koennen Arbeitskopien erstellt und nach Abschluss der Analyse geloescht werden.
Veroeffentlichungsphase
Relevante Daten, die veroeeffentlichte Erkenntnisse stuetzen, werden zusammen mit der Veroeffentlichung archiviert. Begleitdaten werden, wo angemessen, geschwaerzt, um sensible Details zu entfernen.
Archivierungs- und Loeschphase
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Daten sicher geloescht. Veroeffentlichte Daten verbleiben unbegrenzt in unserem oeffentlichen Archiv.
Quellenschutz
Fuer Kommunikation mit Quellen und Hinweisuebermittlungen gilt:
- Originale Kommunikationsinhalte werden unmittelbar nach der Extraktion relevanter Informationen geloescht
- Metadaten, die Quellen identifizieren koennten, werden nicht gespeichert
- Anonyme ueber OnionShare erhaltene Einsendungen werden in einem isolierten Container ohne Zugriff auf andere Systeme gespeichert
- Wir fuehren keine Protokolle, die Quellen mit Einsendungen verknuepfen koennten
Sichere Loeschung
Wenn Daten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen:
- Digitale Dateien werden mit sicheren Loeschwerkzeugen ueberschrieben
- Datenbankeintraege werden endgueltig entfernt und nicht nur als geloescht markiert
- Auch Sicherungskopien werden gemaess den Backup-Rotationsplaenen geloescht
- Physische Datentraeger werden bei Ausserbetriebnahme zerstoert
Ausnahmen
Daten koennen ueber die Standardfristen hinaus aufbewahrt werden, wenn:
- dies durch Gerichtsverfahren oder Ermittlungen erforderlich ist
- sie fuer laufende Forschung mit dokumentierter Begruendung benoetigt werden
- sie Teil einer formellen Partnerschaft mit vereinbarten Aufbewahrungsfristen sind
Ueberpruefungsprozess
Wir ueberpruefen vierteljaehrlich gespeicherte Daten, um die Einhaltung dieser Richtlinie sicherzustellen. Fuer Daten, die ueber Standardfristen hinaus aufbewahrt werden, ist eine dokumentierte Begruendung erforderlich, die jaehrlich geprueft wird.
Zuletzt aktualisiert: 27. Januar 2026